مدیریت زمان در یک تعبیر ساده همان توانایی اداره زمان است!

همانطور که می دانید زمان رانمی توان پس انداز کرد، همچنین مهم ترین دارایی هر انسان و هر فردی در زندگی خود که غیرقابل جایگزین می باشد زمان است.

میزان کنترلی که شما می توانید در زمان و زندگی خود داشته باشید شاخصی مهم ازمیزان آرامش درونی هماهنگی وسلامت ذهنی شما نیز می باشد.

جالب است بدانید در قرن12  راهبان کاتولیک ساعت هایی برای تنظیم فعالیت های خود ساختند تا بتوانند بااین کار وقت خود را به خوبی مدیریت کنند.

اگر بخواهیم زمان را مدیریت کنیم نیاز به برنامه ریزی درست و دقیق داریم تا بتوانیم در این برنامه به موفقیت برسیم.

مدیریت زمان چیست؟

به طور کلی مدیریت زمان، مجموعه ای از مهارت هاست که به شما در استفاده موثر از زمان کمک می کند و از آن جهت مهم وضروری است که می تواند پایه و اساس موفقیت ما در زندگی باشد تا بتوانیم استفاده موثر و بهینه از زمان و وقت خود داشته باشیم.

مدیریت درست وقت، به شما این امکان را می دهد تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید و با یک تغییر مهم همراه است یعنی تمرکز روی نتیجه کار به جای تمرکز روی فعالیت ها!

همه می دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت آن می تواند مشکلات فراوانی برای ما ایجاد کند.مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهم ترین هستند. این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیت ها اولویت زیادی بدهید و برخی از فعالیت ها را حذف کنید. اولویت بندی مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش انگیز است.

برای اینکه بتوانید زمان خود را به درستی و به صورت کامل مدیریت نمایید، باید خودتان را درک کنید و بدانید از چه نقاط قوت و ضعفی در خصوص موضوع مورد نظر برخوردار هستید.

مهم ترین اصول در مدیریت زمان

آیا تصمیمی که برای کار خاصی می گیرید آن راعملی می کنید؟ آیا نسبت به زندگی خود تعهد دارید؟ نگاه شما به آینده چگونه است؟ برای آینده خود چه برنامه هایی دارید؟

• ایا لازم است این کار حتما انجام شود؟
• ایا من الزام به انجام دادن آن هستم؟
• آیا کی میتوانم انجام کار را به تعویق بیاندازم؟
• آیا من مستقیما باید این کار را انجام دهم؟

طرح این سوال ها در واقع اتفاقاتی که ممکن است با انجام نشدن کار روی دهد را نشان می دهد. با انجام نشدن فعالیت مورد نظر چه تاثیراتی بر روی اهداف می گذارد؟

این احتمال وجود دارد کار را به فرد دیگری واگذار کنید و یا ممکن است که بگویید باید خودم کار را انجام دهم و نتوانید آن را در همان زمان انجام دهید و به تعویق بیاندازید زیرا برای انجام بعضی از امور به دخالت مستقیم فرد نیاز است.

مهم ترین دلایل برای برنامه ریزی زمان

• محدودیت در زمان
• کمک و افزایش تصمیم گیری
• افزایش امکان موفقیت در فعالیت مورد نظر
• امکان یادگیری بیشتر
• کنترل استرس و اضطراب
• افزایش و ایجاد نظم در فعالیت ها

مراحل مدیریت زمان

برای مدیریت کردن ساعت ها و وقت خود باید مراحلی را پشت سر بگذارید. در ادامه به شرح این مراحل خواهیم پرداخت.

برنامه ریزی دقیق و هدفمند

مهم ترین وکلیدی ترین سند برای رشد، برنامه ریزی است و می تواند نقش مهمی در کمک به پیشگیری از اشتباهات باشد. برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آن تا حدودی کمک میکند و مانند پلی است بین آن که هستیم و آن که می خواهیم شویم!

مهم ترین پاسخ برای اینکه چرا باید به برنامه ریزی اهمیت بدهیم این است که ما هدف داریم!

بسیاری از انسان هایی که از نبود وقت شکایت می کنند این است که اصلا هدف ندارند.

به طور کلی هدف چیست؟ منظور از هدف مندی چیست؟

هدف، وضعیتی است که می خواهیم درآینده داشته باشیم و این خواستن با عمل همراه است ؟ هدف در سه وضعیت قابل بررسی است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت

رویا

اکثر انسان ها هیچ تعریف درستی از رویا های زندگی خود ندارند، و مهم ترین بخش فراموش شده زندگی همه آنها رویا هایی است که می خواهند به آن برسند.

داشتن رویا اولین گام برای چنین تغییری می باشد.

تصویر ذهنی

به زبان ساده رویا های هر فرد تصویر های ذهنی وی از زندگی مورد علاقه او می باشد. در واقع تصور ها زاییده رویا های ما هستند.

اگر ما نتوانیم رویا های خود را تصور کنیم، مطمئنا هیچ وقت نمی توانیم به آن ها دست پیدا کنیم!

دلیل

هرگاه برای به دست آوردن یک رویا ،دلایلی محکم تر و مطمئن تر از سایر رویا هایمان داشته باشیم ،آن رویا دیگر یک رویای خام نیست زیرا نیروی قدرتمند دلیل، آن را تبدیل به یک هدف نموده است.

دلایل، سکوهایی هستند که اهداف ما روی آن ها ساخته می شوند.

دسته بندی اهداف برای مدیریت زمان چگونه است؟

اهداف به سه دسته، کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تقسیم می شوند.

منظور از اهداف کوتاه مدت، همان اهدافی است که 6 ماهه مورد بررسی قرار می گیرد و باید کمتر از 6 ماه به آن ها دست یافت

اهداف میان مدت اهدافی بین 6 ماه الی 2 ساله است و اهداف بلند مدت اهدافی برای 2 سال به بالا می باشد.

اهداف کوتاه مدت ما را به اهداف میان مدت و اهداف میان مدت ما را به اهداف بلند مدت هدایت می کند. بهتر است برای رسیدن به اهدافمان زمان تعیین کنیم تا زودتر به آنها دست یابیم زیرا اهدافی که زمان دار نباشند هیچ ضرورت و فوریتی ندارند!

همانطور که پیش تر گفتیم، موفقیت در گرو داشتن هدف می باشد. همانطور که برایان تریسی در یکی از معروف ترین سخنانش می گوید : هدف، سوخت مشعل موفقیت است.

اولویت

پس از انتخاب اهداف مشخص، نوبت اولویت بندی و تصمیم گیری درمورد آن ها است. متاسفانه پیدا کردن اولویت ها همیشه آسان نیست.

اولویت بندی اهداف برای برنامه ریزی دقیق و مدیریت زمان چگونه است؟

اهداف در چهار گروه زیر طبقه بندی می شوند

• هدف های فوری و مهم
• هدف های غیر فوری و مهم
• هدف های فوری و غیر مهم
• هدف های غیر فوری و غیر مهم

گروه اول کارهایی که پیش بینی نشده و خیلی ناگهانی اتفاق می افتند و ما درگیر آنها می شویم که باید در اولویت بندی کارها وقتی برای کار های پیش بینی نشده در نظر بگیریم.

کارهایی که از جانب دیگران به وجود می آیند و باید به خود شخص واگذار کرد تا راه حلی برای آن پیدا کند. در این مرحله “مهارت نه گفتن مودبانه” نیاز است.

دسته سوم از کارها که انجام آن به اهداف شخصی و کاری برمی گردد و باید کارهای مهم این مرحله به انجام برسد و زمان مناسب برای به موقع انجام دادن این کارها درنظر بگیریم تا به کارهای فوری و مهم تبدیل نشود.

و دسته 4، شامل کارهای بی اهمیتی است که باید از انجام آن ها در صورت لزوم پرهیز کنیم زیرا هیچ سود و فایده ای برای ما ندارد.

کمک به مدیریت زمان چگونه انجام می شود؟

فعالیت های گفته شده می تواند به افراد کمک بسزایی در این راه کند. برخی از آن ها عبارت اند از:

• افزایش وقت شناسی فرد.
• مدیریت بهتر کار ها و فعالیت ها
• افزایش اعتماد به نفس
• رسیدن به اهداف طبق چارت گفته شده
• وظیفه شناسی و ایجاد مسئولیت پذیری

حال فهرست خود را که نیرومندترین ابزار مدیریت زمان است از ابتدا شروع کار تا دست یابی به هدف در قالب مجموعه ای ازگام ها سازماندهی کنید.

• برای هرروز هفته و ماه برنامه ریزی کنید.
• ابتدا هر ماه برای ماه مورد نظر برنامه ریزی کنید.
• آخر هر هفته برای هفته بعد برنامه ریزی کنید.
• هر روز عصر برای روز بعد برنامه ریزی کنید.

توجه کنید هرکاری چقدر طول می کشد! ! در مورد مدیریت زمان بیشتر مطالعه کنید.تجربه خود از کارهای مختلف و زمان انجام آن رایادداشت نمایید تا در دفعات بعد بتوانید به خوبی تخمین زمان انجام هر کار را بزنید.

هرچه دربرنامه ریزی فعالیت ها دقیق تر وجزئی نگرتر باشید، کارهای بیشتری را در زمان کمتری به انجام می رسانید. قانون این است که هریک دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می شود، باعث صرفه جویی 10دقیقه ای در فعالیت های اجرایی می شود.

اشتباهات در مدیریت زمان

در هرکاری ممکن است اشتباهاتی رخ دهد که ادامه آن را با چالش روبرو می کند. در برنامه ریزی و مدیریت انرژی و وقت نیز ممکن است این مشکلات پیش آید. برخی از مهم ترین آن ها را با یکدیگر شرح می دهیم.

درنظر نگرفتن زمان برای کار

از مهم ترین دلایلی که به کار مورد علاقه خود نمی رسید این است که زمانی را برای انجام آن در نظر نگرفته اید.

در نظر نگرفتن زمان مناسب

اگر برای انجام فعالیت، زمانی در نظرگرفته اید وبه آن نمی پردازید این امکان وجود دارد که زمان بدی برای انجام آن در نظر گرفته اید.

اشتباه در محاسبه میزان زمان مورد نیاز

اغلب افراد نمیدانند که در مدت یک روز چه کارهایی را می توانند انجام دهند. تخمین زمان آن ها نیز اشتباه است و باعث سرخوردگی خود می شوند.

شما شخص مناسب برای این کار نیستید

بسیاری ازما فکر می کنیم باید همه ی کار ها را خودمان انجام دهیم. اما ممکن است در برخی از کار ها نتوانیم درست پیش رویم و وقت زیادی از ما گرفته شود. پس سپردن کار به فرد دیگری باعث صرفه جویی در وقت می شود.

کار مورد نظر بیش از اندازه پیچیده است

اگرآنچه برایتان مهم است وبه آن دست پیدا نمی کنید، امکانش هست که روش برخورد شما با آن بسیار پیچیده است.

نمی توانید کارتان را به یاد بیاورید

اگر فهرستی از کار هایی که مد نظر دارید در اختیار نداشته باشید امکان دارد بسیاری از کار های مهم را فراموش کنید. درست کردن لیست کار ها از بهترین فعالیت ها برای برنامه ریزی و مدیریت زمان می باشد.

فضای کارتان نامنظم است

حتی اگر در مدیریت زمان فردی ماهر باشید و محیط کار شما نا مرتب و سازمان نیافته باشد فرصت فراوان وانرژی زیادی در روز تباه می کند.

روش های اجرای بهتر مدیریت زمان

• وقت شناسی
• داشتن برنامه کاری
• هدف گذاری
• اولویت بندی هدف ها
• طبقه بندی کار ها
• تقسیم بندی فعالیت ها
• طراحی جدول زمانی

با دارا بودن مراحل بالا، می توانید مدیریت زمان بیشتری را داشته باشید.

جمع بندی نهایی

در این مقاله در وب سایت استودیو مون سعی کردیم به آموزش تکنیک های مدیریت زمان بپردازیم. برای مدیریت وقت این تکنیک ها و انجام آن ها در موفقیت شما تاثیر مستقیم می گذارد.

در پایان سخنی از دکتر صحت وجود دارد که می فرمایند : فرق ادم موفق و غیرموفق نگاه به چالش هاست، شما در جهان نیستی جهان در درون شماست.

مدیریت زمان می تواند در مقابله با چالش ها شما را موفق کند.

امیدواریم که از خواندن این مقاله در وب سایت استودیو مون نهایت لذت را برده باشید.